Эксперты ИТ-компании BIA Technologies завершили внедрение конфигурации «Централизованный архив» на платформе «1С:Предприятие» для логистического оператора ГК «Деловые Линии». Это нововведение не только оптимизирует хранение документации, но и обеспечивает быстрый доступ к ней, что значительно упрощает внутренние процессы компании.
Ранее хранение документов осуществлялось децентрализовано, что создавало трудности в поиске информации и формировании отчетности. Новая система включает функции автоматического создания задач на поиск и добавление необходимых скан-копий в архив, а также позволяет отслеживать физическое местонахождение документов на любом этапе их жизненного цикла. Специалисты BIA Technologies также разработали инструмент, позволяющий сотрудникам получать скан-копии документов без участия архивистов.
Коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик подчеркнул важность непрерывности бизнес-процессов для логистической отрасли. По его словам, внедрение системы проводилось с учетом сохранения работы всех подразделений. В системе установлено поточное сканирование и реализована многофункциональная форма поиска.
Заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев отметил, что модернизация документооборота повысила эффективность бизнес-процессов, особенно в части своевременного предоставления отчетности. В настоящий момент Централизованный архив насчитывает около 400 миллионов документов и занимает более 75 терабайт.
Кроме того, в рамках проекта был разработан обязательный процесс подготовки электронной копии для хранения основных видов документов, что позволит архиву содержать только актуальную и необходимую информацию.